Les moyens de communication dans l'entreprise

7- Les moyens de communication dans l’entreprise

LES SUPPORTS ECRITS
7.1 L’affichage :
** Objectifs :
– informer : information inédite ou d’accompagnement / rapidement
– sensibiliser : (sécurité, qualité, projet d’entreprise)
– annoncer une visite
** Avantages :
– simple, souple d’utilisation
– peu onéreux
– ampleur et rapidité de la diffusion
– fort impact si bonne qualité de la conception (photos)
** Ecueil :
– vieillissement : renouveler rapidement

7.2 La revue de presse :
** Objectifs :
– informer le public interne des articles publiés dans la presse concernant l’entreprise et son environnement
** Avantages :
– assurer une ouverture sur l’environnement
– sensibiliser les salariés à l’image externe de l’entreprise
– entretenir une image de transparence
– renforcer l’impact d’un événement propre à l’entreprise amplification par effet d’écho
– susciter l’attitude de veille
** Ecueils :
– temps de collecte des articles ou coût de la sous-traitance
– définition du périmètre de collecte
– péremption rapide de l’information

7.3 La boîte à idées :
** Objectifs :
– faire circuler l’information remontante = donner la parole aux salariés, de façon anonyme ou non
– recueillir les suggestions
** Avantages :
– interactivité
– coût faible
– anonymat qui facilite l’expression
** Ecueils :
– ne pas répondre aux questions, comportement suicidaire
– moyen de contourner la hiérarchie = la décharger de sa mission d’écoute ?
– appauvrissement des relations interpersonnelles
– lourdeur du système d’analyse des suggestions

7.4 Le flash :
** Objectifs :
– informer rapidement le personnel
– compléter ou modifier une information déjà diffusée
– annoncer un évènement important ou une décision
– informer tout le personnel au même moment
** Avantages :
– rapidité, souplesse
– simultanéité de la réception dans tous les sites
– s’adapte à tous les types d’information
– coût faible
– moyen complémentaire d’autres supports
** Ecueils :
– vieillissement très rapide : la non-fraîcheur de l’information discrédite le support
– information brute, peu détaillée et peu pédagogique
– abus de son utilisation : le flash ne doit pas être galvaudé, sous peine de ne plus être lu
– manque de chaleur

ORAL, AUDIOVISUEL, D’AUTRES SUPPORTS

1) Les réunions :
– D’informations
** Objectifs :
– faire se rencontrer les salariés dans une ambiance agréable
– fêter un évènement
– renforcer l’appartenance à une communauté
** Avantages :
– entretenir un climat social détendu
– ton naturel proche e la vie sociale
– occasion parfois de désamorcer des conflits naissants
– coût très faible
** Ecueils :
– temps
– coûts éventuels de réception
– non-disponibilité ou refus de participation
– D’expression

Loi du 4 Août 1982 : « Les salariés bénéficient d’un droit à l’expression directe et collective sur le contenu et l’organisation de leur travail, ainsi que sur la définition et la mise en oeuvre d’actions destinées à améliorer les conditions de travail dans l’entreprise ».
Etendue de l’obligation: obligation de négocier et pas de conclure ; négociation au niveau entreprise ; et pas de nouvelle répartition des pouvoirs.
Difficultés de fonctionnement : En 1999, seulement 29% des entreprises déclarent pratiquer le droit d’expression des salariés. Ce faible pourcentage s’explique par : difficultés d’animation, absence de conclusion, absence de suivi et lassitude des participants.
Comment dynamiser l’expression des salariés ? Former les animateurs, instituer l’obligation de réponse, éviter de se référer à la loi mais plutôt aux actions engagées, impliquer l’encadrement et enfin revoir la fréquence et la durée des réuni

2) La vidéo :
** Objectifs :
– informer ponctuellement ou régulièrement (journal vidéo)
– convaincre, séduire
– sensibiliser le personnel sur un thème : sécurité, qualité, environnement
– conférer un certain prestige à un événement (exemple : vidéo de la réunion annuelle des cadres)
** Avantages :
– fort impact malgré la tendance à la banalisation de l’image
– compréhension, adhésion et mémorisation facilitées
– public large
** Ecueils :
– coût
– forte déperdition du message
– ne pas faire de l’image pour l’image : banalisation
– attention à l’humour : effet amplificateur positif ou négatif

3) L’audit interne:
L’audit interne est une activité indépendante et objective qui donne à une organisation une assurance sur le degré de maîtrise de ses opérations, lui apporte ses conseils pour les améliorer, et contribue à créer de la valeur ajoutée.
Il aide cette organisation à atteindre ses objectifs en évaluant, par une approche systématique et méthodique, ses processus de management des risques, de contrôle, et de gouvernement d’entreprise, et en faisant des propositions pour renforcer leur efficacité.

Soit:
« Tout ce que devrait faire un manager pour s’assurer de la bonne maîtrise de ses activités, s’il en avait le temps et les moyens »
** Caractéristiques
– d’évaluation indépendante
v L’auditeur interne doit être rattaché au niveau le plus haut de la hiérarchie
v ne peut pas intervenir comme opérationnel
v ni exercer un contrôle des personnes (contrôle interne ou inspection)

– d’assistance du management
v Optimaliser le fonctionnement de l’organisation
v Encourager un contrôle efficace à un coût raisonnable par des:
§ enquêtes et analyses
§ évaluations
§ recommandations et avis
§ informations
v Le manager à une obligation de résultats
v L’auditeur interne a une obligation de moyens:
§ méthodologie et normes
§ indépendance
§ pas d’implication opérationnelle
– d’appréciation du contrôle interne
v Le contrôle interne c’est l’ensemble des actions entreprises par le management et le personnel en vue de fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs.
v L’audit interne est une fonction d’appréciation et d’évaluation dont la tâche essentielle est, notamment, la validation du contrôle interne.

** Intervient
– sur mandat de la haute direction
– dans le cadre d’une mission générale
** Privilégie
– le conseil
– la coopération avec les audités
** Les différents types d’audit
– Audit opérationnel
– Audit de conformité
– Audit financier
– Audit de management
– Audit stratégique
– Audit I.T. & I.S.
– Audit de sécurité

Bien d’autres outils et supports sont disponibles pour communiquer dans l’entreprise : la note d’information, l’avis financier, la lettre circulaire, les portes ouvertes, la balade dans l’entreprise, l’entretien annuel ou biannuel, le minitel, le journal interne etc. Mais la liste est exhaustive. Nous avons jugé qu’il n’était d’aucune nécessité de les développer plus précisément tant la liste est longue Cela dit il ne faut pas les négliger pour autant car ils peuvent tous avoir leur importance suivant le type, la taille de l’entreprise concernée et bien entendu selon la sensibilité du personnel à chacun de ces outils

4) L’intranet:
Définition : L’Intranet est un réseau privé d’entreprise, utilisant les techniques de l’Internet (courrier électronique, liens hypertexte et moteurs de recherche), mais en circuit privé (réservé aux membres d’une même entreprise). Il permet, à moindre coût et en toute sécurité, le transport et le partage de textes, d’images et de son, entre les différents membres d’un groupe, quel que soit l’endroit où ils se trouvent.
De plus, l’Intranet offre généralement un moyen d’accès à l’Internet, mettant ainsi à la disposition de ses utilisateurs des sources d’information et de communication externes.

Intranet : une opportunité pour renforcer la fonction communication interne
L’Intranet induit de sérieux bouleversements dans les mentalités et les modes de fonctionnement. En effet, il n’est plus nécessaire d’être dans une même unité géographique pour réfléchir et travailler ensemble. Les forums de discussion se multiplient à l’échelle de l’entreprise, à l’instar de ce qui se passe sur l’Internet. Des liens professionnels se créent, d’un autre type, basés sur la seule contribution intellectuelle.

L’abolition des frontières dans le temps et dans l’espace et l’échange d’une information en simultané entre tous les collaborateurs favorisent la réactivité de l’entreprise. Cette coordination peut s’avérer déterminante lors de la prise de décisions importantes au siège : changement d’orientation dans la production, une nouvelle politique des prix, l’aboutissement de négociations salariales sont ainsi pris en compte simultanément par toutes les entités de l’entreprise
L’annuaire-organigramme électronique représente une de ces opportunités. Il se révèle être indispensable à la fonction communication interne sur l’intranet: il donne l’état précis et détaillé de la liste de l’ensemble des individus connectés au réseau. Il délimite ainsi l’ensemble des possibilités de connexions entre personnes, et permet ainsi de déterminer qui doit recevoir quel message.
L’implication de la direction générale est un facteur critique de réussite. Le rôle d’entraînement du directeur général est décisif pour légitimer des projets nécessairement transversaux, supposant une collaboration entre les services qui n’ont pas toujours l’habitude de travailler ensemble. Pour un souci d’exemplarité, les responsables doivent être les premiers à s’en servir.
Après la direction générale, ce sont les collaborateurs qu’il faut sensibiliser, puis accompagner dans leur découverte de l’outil intranet. Ils doivent être convaincus de son utilité concrète. Pour cela, la fonction communication interne peut proposer des formations par niveau à l’ensemble des salariés.

Enfin, disposant de davantage d’outils et moins soumis à un système hiérarchique dans leur recherche d’information, les salariés sont incités à passer d’une logique d’obéissance à une logique de responsabilisation et d’autocontrôle. Chaque employé peut participer aux échanges d’informations et laisser libre cours à sa créativité. Ils peuvent à la fois plus communiquer et surtout partager davantage.
La communication d’entreprise



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