Partie III : L’impact de NTIC sur la GRH.
2- Quelles NTIC pour quelle GRH ?
2-1- Les nouvelles technologies dont dispose la fonction RH:
Alors que les insuffisances des Systèmes d’Information Ressources Humaines ( SIRH ) à gérer des notions plus complexes que les données comme l’information et le savoir, l’approche technologique des SI et de la gestion de l’information dans l’entreprise ont montrer leurs limites ( les systèmes informatiques ont peu amélioré les performances des organisations ), les responsables RH cherchent dans les NTIC les outils pour les aider à répondre aux carences actuels des SIRH et s’adapter aux exigences de la fonction.
Le rôle de la fonction RH sous la contrainte de l’environnement économique actuel, évolue de la production des services traditionnels (optimisation de l’administration du personnel, motivation et médiation) vers l’émergence de rôles critiques (développement humaines, partenaire stratégiques, agent du changement). L’introduction des NTIC permet au SIRH d’intégrer une large gamme de nouveaux services qui permettent réellement à la fonction RH d’être un acteur de la réussite des initiatives stratégiques de l’entreprise, on peut donc légitimement s’interroger sur l’impact des NTIC sur la GRH. Pour répondre à une telle question il faut utiliser premièrement l’analyse des tendances repérables dans le cadre de la recherche académique et dans de l’évolution des pratiques des organisations.
Cette démarche met en évidence différents aspects des nouvelles fonctions des Systèmes d’Information.
On peut classer en cinq catégories les avancées technologiques récentes qui ont un impact, autre que l’économie de papier, sur la manière dont les départements RH fonctionnent:
- La technologie client / serveur : elle facilite l’accès et la maintenance des données. le systèmes proposés par les fournisseurs de solutions informatiques comme SAP ou People Soft sont livres avec des interfaces graphiques simples qui, à l’aide de menus , d’icônes et d’aides en ligne , permettent une navigation intuitive dans le processus RH.
- Le self-service employé : le développement des intranets et des formes conviviales de l’informatique permet d’intégrer les salariés aux différents processus de gestion de la fonction RH les concernant comme la modification de leur adresse, la mise à jour des bénéficiaires des avantages sociaux , le type de couverture sociale souhaité. C’est l’évolution « next media » d’Internet, ces solution offrent un grand nombre de possibilité telles que décentralisation de la saisie des information et des données nominatives, gestion du temps avec la saisie en direct des données relatives aux absences, gestion des activités , gestion des actions de formation avec l’inscription aux sessions de formation et la consultation des catalogues , etc.
- Les outils de reporting et la Data Warehousing : la majorité des systèmes client /serveur fournissent des outilles de reporting tournés vers l’analyse d’activité. Ils permettent de rapartrier les informations de les voir sous fourme graphique, et d’aider à la création de rapports interactifs. Pour les organisations qui ont conservé leurs anciens SI, « la data Warehousing » permet de combiner et de lier des données des différents systèmes même s’il reste moins performant que les nouveaux outils de reporting.
- Messagerie et Workflow : l’infrastructure des systèmes de Courrier électronique permet à toutes les informations d’être transférés facilement vers des individus qu’ont besoin. Elle en possible l’émergence d’une organisation innovante car elle permet de court-circuiter la ligne hiérarchique. Elle permet également de développement d’une forme de communauté virtuelle, même si cette capacité est limitée par le contrôle de la messagerie.
- Les technologies du Web : une infrastructure RH de type Web signifie que l’on fait appel aux principes de l’Internet pour soutenir les processus de GRH. Les applications Web peuvent être mises en œuvre de trois manières : sur l’Internet ouvert à tous, l’intranets limité aux employés de l’entreprise et l’extranet réservé à des groupes définis de personnes étrangers à l’entreprise comme les fournisseurs. Les systèmes web permettent de présenter l’information de manière conviviale. Ils sûrs, facilement adaptables et accessible. les employés peuvent s’y connecter à partir de leur domicile ou lorsqu’ils sont en déplacement.
2-2 Comment les entreprises utilisant des NTIC intègrent-elles ces technologies dans leurs pratiques de GRH:
Les directions stratégiques et les contrôleurs de gestion ont très tôt vus les avantages offerts par un intranet pour la remontée des données et des informations chiffrés. Les DRH ont réagie plus tardivement ayant eu du mal à justifier l’investissement auprès de leur direction générale. En France par exemple, c’est surtout l’intranet qui est utilisé en appui aux ressources humaines. D’après une enquête du cabinet Spikes Cavell auprès de 800 entreprises, il sert principalement à diffuser des informations RH, telles que les manuels de procédures ou les informations sur les avantages. L’accès a une documentation complète et structurée est une des variables qui explique le mieux le succès d’un SIRH. Les NTIC sont des canaux de distribution particulièrement efficaces.
Les entreprises francaises combinent également intranet et site Internet. Elles publient les offres d’emploi sur le site de la société ; les candidats internes et externes, peuvent ensuite postuler. Microsoft France à dédié une partie de son site au recrutement externe. la DRH collecte les CV déposés par les candidats intéressants et les intégrées à sa base de données interactives. Sur le réseau interne, les employés ont la possibilité de s’inscrire à des sessions de formations. De même, les technologies du web assurent l’accès des employés à certaines applications pour introduire ou consulter divers données. Les technologies du web servent également de support à des événements initiés par le supérieur ou le directeur du personnel. Elles peuvent ainsi diffuser automatiquement des listes de taches ou un planing pour un employé grâce au WorkFlow et à la messagerie. L’intranet évolue vers une plate-forme de collaboration interne notamment avec des applications group-ware du type Lotus Note et la création de forum de discussion ou l’enregistrement de données qui peuvent s’intégrer techniquement grâce à l’intranet.
Enfin, elles interviennent sur le plan du développement humain. En effet, elles permettent diverses évolutions en ligne. Les résultats sont enregistrés pour être consultes par des personnes ayant le profil et le droit d’accès « adhoc ». Les employés peuvent ainsi établir un plan de carrière en consultant les informations correspondantes et en cherchant des opportunités de formation. L’intranet est également un excellent outil de diffusions des formations multimédias. le site cabernet du Banque Populaires met à la disposition des managers sa médiabanque.
En 1996, pour anticiper les départs massifs en retraite, Maaf Assurance crée le site Com’Met qui présente les 160 métiers de l’entreprise selon leur rôle, le contexte dans lequel ils se déploient, la mission et les activités qui leur reviennent ainsi que les compétences nécessaire. le visiteur peut sélectionner trois savoir-faire parmi une liste de dix et le système affiche les métiers correspondants. le but est d’inciter le personnel à la mobilité interne.
La formation n’est encore que marginalement influencée par l’utilisation du Net.
Les intranets présentent surtout des catalogues de formation. Des liens hypertextes permettent aux salaries de s’inscrire directement sur le site Internet du prestataire et la DRH peut planifier les besoins sans avoir à gérer de fiches d’inscriptions sur papier. la formation en ligne se heurte cependant à quelques problèmes techniques, les budgets nécessaires et les barrières psychologiques sont importants, ces problèmes ne constituent pourtant pas une barrière infranchissable.
En Californie, universités et grands entreprises utilisent déjà la formation en ligne. Il s’agit d’une formation mixte où l’on commerce par travailler seul sur un site intranet puis au cours le professeur est présent pour éclairer sur tel ou tel aspect de la formation en fonction des besoins.
Les exemples d’entreprises innovantes peuvent être encore multipliés. Le référentiel de compétences mis au point sur l’intranet d’Ernt & Young permet à la direction de connaître immédiatement les compétences disponibles, et aux salariés de s’auto-évaluer et d’évaluer.
Enfin les technologies du web supportant l’entreprise en réseau grâce à l’extranet qui permet d’échanger plus rapidement et plus facilement que l’EDI (Echanges de Données Informatiques). Ainsi, pour les néophytes et les partenaires sociaux. Novacy , site spécialisé dans l’épargne salariale et le fonds de pension individuels propose deux nouvelle rubriques, l’une d’elle s’adresse à ceux qui ne connaissent pas au peu les mécanismes de l’épargne salariale.
L’autre est destinée plus particulièrement aux dirigeants et aux représentants de salariés qui réfléchissent à l’intérêt de l’épargne salariale dans leur entreprise, à leurs futurs accords ou à la mise en place d’un PEE. De plus, les technologies du web permettent d’intégrer les réseaux nationaux caractérisés par des plates-formes techniques et des contraintes légales locales.
Dans les entreprises françaises, la révolution Internet prend donc plusieurs formes : sites ouverts par les entreprises, systèmes intranet destinés à favoriser la communication, la formation ou la mobilité interne.
Grâce à l’intranet, une direction des ressources humaines peut ainsi développer la culture de l’entreprise à moindre coût.
Cependant, les entreprises françaises lancées dans une utilisation globale du web ne sont, pour le moment, pas légion. Mais, ne serait-ce qu’en raison des économies à en attendre, la pénétration est irréversible. Toutefois, s’il s’entend à la communication, à la gestion des ressources humaines et à la formation, rares sont encore les entreprises qui ont intranet entièrement dédié aux ressources humaines.
La plupart des grandes entreprises disposent aujourd’hui d’un site ou utilisent les services d’un « provider » alors qu’Internet était pratiquement inconnu il y a cinq ans. La moitié des entreprises de plus de 50 salariés dispose également d’un intranet.
Schneider Electrique, lauréat de l’intranet d’Or 1999 organise par le Cegos et l’hebdomadaire Entreprise & Carrières, est l’un des pionnères qui possédant un intranet entièrement dédié aux RH.
Comme leur politique RH est disparate, complexe à impulser et coûteux, le développement d’un intranet dédié aux RH est apparu comme la solution idéale.
Un forum public permet d’interpeller les responsables RH. Les cadres du monde entier peuvent consulter la liste des postes internationaux disponibles et y postuler. Un autre forum est exclusivement réservé à la fonction RH.
A ce stade de développement des technologies du web, la vraie question qui mérité d’être posée n’est pas : sont-elles de simples techniques d’informatique comme les autres qui pourraient toucher la GRH ?
La fonction GRH commence seulement à comprendre la pleine dimension de l’évolution Internet. Aujourd’hui on est quasiment sûr que la GRH ne pourra pas passer à coté de cette technologie et le problématique du futur serait plutôt : comment intégrer cet outil de communication pour pouvoir attirer au mieux les salariés ?
Conclusion :
Cette partie se proposait de traiter des nouvelles technologies et surtout les technologies du web et des nouveaux défis de la GRH , l’analyse des systèmes d’Information Ressources Humaines et des nouvelles technologies de l’information et de communication nous à permis d’identifier les avances technologiques qu’ont un impact sur le fonctionnement de la fonction RH.
Cependant il ne faut pas perdre de vue que les NTIC permettent des pratiques qui viennent compléter et non se substituer aux pratiques existantes.
Cependant , toutes les entreprises ne sont pas prêtes à la mise en place d’un tel système , une certaine culture informatique est nécessaire, les risques du développement d’une nouvelle forme d’exclusion à l’intérieur de l’entreprise sont réels, entre ceux qui savent utiliser un ordinateur et ses ressources et ceux qui ne la savent pas ; la sécurité des accès et des information est un élément vital , gage de la pérennité du système ; comment identifier , reconnaître et formaliser les niveau de validation des informations ; la nécessité d’accompagner les mutations du travail des salaries de la DRH qui voient se réduire les tâches qui leur sont demandées alors que les volontés affichées de se concentrer sur des activités à valeur ajoutée plus importante ou plus stratégiques ( gestion des carrières ) ne correspond pas à leur compétence actuelles.
Ces questions ont déjà été posées lors de l’introduction de TIC dans d’autres secteurs.
De plus. il existe des modèles qui peuvent servir de guides pour réussir l’implantation d’un SIRH. Ils insistent sur les caractéristiques des systèmes comme la quantité de documentation disponible, le nombre d’application RH déjà existantes, le soutien interne pour faciliter la mise en œuvre d’un SIRH.
L’introduction des technologies du Web semble donc poser les problèmes que l’introduction de la micro-informatique ou des réseaux locaux.
Cependant , comme le soulignent Mo nod et Row (1999) , Internet , et par extension les technologies du web sont des « next media » qui portent en germe de fortes transformation de pouvoir qui, même si elles font dans le sens des nouvelles logiques de GRH, doivent être analysées pour bien comprendre l’étendue de l’influence de ces technologies de l’Information sur l’organisation.
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