Les systèmes de pilotage : les outils informatiques choisis
Chapitre II – Les systèmes de pilotage
L’informatique est l’outil indispensable pour mettre en place un réseau de tableau de bord. En effet, la saisie et l’extraction des données se feront d’autant plus facilement que l’outil informatique se révélera performant.
Le marché informatique offre une palette d’outils qui vont du simple tableur jusqu’à l’EIS (exécutive information system), système interactif donnant aux dirigeants un accès direct aux indicateurs les plus significatifs, internes ou externes.
Le tableau est limité par le nombre des données qu’il peut traiter : l’EIS est un système relativement coûteux.
Entre les deux, s’offrent des solutions intermédiaires avec la mise en place d’une base de données à un coût plus raisonnable, mais avec les mêmes avantages que l’EIS pour gérer les données.
Les principales caractéristiques d’un système informatisé de tableaux de bord doivent être :
- La lisibilité graphique, qui est un avantage indéniable pour la clarté de la lecture.
- L’automatisation : une fois que l’outil est mis au point, on peut parfaitement automatiser certaines procédures de gestion des données.
L’avantage induit est un gain de temps précieux, et surtout une facilité de traitement de l’information, ce qui aura pour conséquence de permettre au système en place de durer dans le temps.
- La rapidité du temps de réponse : un système ne peut être efficace que si son usage permet un accès rapide à l’information, et qu’il est possible tout aussi rapidement de modifier certains paramètres sans pour autant de modifier profondément le système ou rallonger le temps d’utilisation de façon excessive.
En outre, on pourra d’autant plus facilement accéder à un système de pilotage global si les outils informatiques sont reliés entre eux (ce qui est de plus en plus courant).
- La normalisation de l’information dans le cadre d’un référentiel.
- L’autonomie de gestion vis-à-vis des structures de production et l’affranchissement des contraintes techniques d’alimentation.
les outils informatiques choisis
Figure 5 : les systèmes informatisés de tableaux de bord
§ 1 : pour informer
Lorsqu’un utilisateur travaille sur un document où les données se révèlent trop nombreuses, mal répertoriées, inadaptées (le nombre des années ayant fait apparaître de nouvelles données, sans pour autant forcement supprimer les anciennes), et qu’il faut consulter de nombreux listings, parfois jusqu’à la dernière ligne sans parvenir à en tirer la quintessence, il devient certain qu’il passera plus de temps à rechercher l’information qu’a la traiter.
Aujourd’hui heureusement, des outils très performants existent :
- Des extensions financières des progiciels comptables.
- Des produits plus dédiés qui permettent de construire un système d’information, qui dépasse le strict domaine financier.
- Des outils de type EIS (exécutive information system).
- Des outils plus généralistes qui offrent une plateforme logicielle permettant de construire son système d’informations sur mesure.
§ 2 : pour expliquer
Un tableau de bord est fait pour comprendre le marché d’une entreprise, quels que soient ses aspects positifs ou négatifs, car en fonction du constat il faut que l’entreprise puisse réagir, à défaut de façon quasi immédiate, le plus rapidement possible afin de s’adapter aux aléas du marché.
Cette fonction reste essentiellement du ressort des outils EIS.
Ceux-ci, via des interfaces de type Windows (menu déroulent, icônes, vues tableur…) permettent d’accéder et de travailler sur des données généralement stockées dans des bases multidimensionnelles gérées par des SIAD (système interactif d’aide à la décision).
Le SIAD est «le croisement » d’un tableur et d’une base de données relationnelles alliant aussi bien la convivialité, la gestion de gros volumes et l’intégrité des données.
Comme leur nom l’indique ces systèmes multidimensionnels permettent d’exploiter et d’analyser l’information contenue dans la base selon n dimensions, par exemple : marge commerciale par ligne de produits, pays, régions, type de clients, agence, vendeurs, écart de consommation matières par usine, délais de livraison par usine… et cela par codes comptables, généraux, analytiques ou budgétaires.
Par zooming, on pourra partir d’une information agrégée pour aller vers une information de plus en plus détaillée.
Par exemple: marge de contribution du groupe, puis marge de contribution sur une filiale, puis marge de contribution pour une des activités de cette filiale …
Par colorisation, le système permettra de mettre l’accent sur les dysfonctionnements.
Par exemple, faire apparaître en rouge les écarts négatifs par rapport au budget, ou les clients qui ont des règlements hors délais.
Enfin, les axes d’analyse de l’information étant dissociés de l’information elle-même, une mise à jour se répercutera sur toute l’arborescence, et cela instantanément.
Ces produits sont très performants pour manipuler des chiffres, mais à l’intérieur d’un cadre de référence assez rigide.
En effet, ils n’acceptent que les axes d’analyse qui ont été définis lors de la mise en route, et ils ne contiennent que les informations que l’on a décidé d’y mettre et au niveau d’agrégation que l’on a choisi.
En conséquence, la phase de conception sera primordiale.
Le SIAD, outil multidimensionnel, s’adapte particulièrement bien aux ensembles de données hiérarchisées sur quelques axes d’analyse.
A l’inverse, il s’adapte très mal à des ensembles de données que l’on veut analyser selon des axes d’analyse nombreux et totalement indépendants les uns des autres : à titre d’exemple, un hypércube structuré sur dix axes devient illisible.
§ 3 : pour rechercher
On peut avoir élaborer un tableau de bord très performant, présenter des explications très convaincantes, et avoir encore besoin d’autres informations spécifiques dans un minimum de temps.
Il existe des outils qui vont permettre d’aller explorer la base de données sous toutes ses facettes.
Par exemple, le tableau de bord donne la liste des créances impayées, mais ne permet pas de relier les impayés avec la taille de l’entreprise cliente .
Ces outils de recherche permettront de croiser ces deux informations.
• Les requêteurs
Les requêteurs (appelées souvent à tort info centres) sont des logiciels qui viennent se greffer sur une ou plusieurs bases de données pour les interrogations.
Ils offrent la possibilité de sélectionner, de croiser, de rapprocher, d’analyser toutes les données dans un nombre de combinaisons quasi infini.
Ces interrogations donnent à l’utilisateur une vue « métier ». Ainsi, non seulement le contrôleur de gestion lira-t-il, « numéro de commande » au lieu de « num cod », mais encore pourra-t-il structurer ses requêtes comme il le souhaitera.
Ces produits permettent à l’utilisateur d’explorer l’ensemble des informations qui ont été regroupées dans la base décisionnelle, et de rapatrier à l’écran le résultat de ces explorations, et ceci sans avoir besoin de la moindre compétence informatique.
Bien sur, au préalable, les informaticiens auront programmé les requêtes que les utilisateurs déclenchent en cliquant simplement sur une icône à l’écran.
• Les outils de datanining
Qualifiés d’agents intelligents, les outils de datanining explorent les données à la recherche de relations non apparentes.
Ils guident les recherches de l’utilisateur qui pourra entreprendre une analyse avec des critères de recherche incomplets et disposer d’une véritable cartographie de l’information.
Ils permettent de modéliser les informations et de découvrir des corrélations entre elles, en travaillant sur des champs élémentaires ou des échantillons.
Ils regroupent des produits différents. Certains sont des « alerteurs » informant que tel ou tel niveau ou seuil est atteint grâce à des outils statistiques (statistiques descriptives, analyses de données, régressions).
D’autres ont des capacités d’analyse typologique et d’analyse factorielle (modélisation d’historiques ; calculs de prévisions, gestion des valeurs manquantes : j’ai trois mille clients, certains sont très rentables, d’autres beaucoup moins, quels sont les critères discriminants entre les premiers et les seconds ?).
D’autres encore incluraient des éléments de systèmes experts (arbres de décisions) et des logiques « neuronales ».
Tous disposent d’une grande capacité mathématique et statistique.
§ 4 : pour simuler
Pour pouvoir anticiper et évaluer l’impact des dérives observées sur les moins à venir, il faut des outils de simulation. Par exemple, il peut être important d’extrapoler l’évolution du mixe produits, ou des effectifs, sur la marge annuelle.
Les tableurs, et notamment Excel, sont des outils de base du calcul et de la simulation ils permettent de traiter facilement l’information pour la partie calcul » et de réaliser la présentation des documents. D’autres outils, comme les SIAD ( système d’information d’aide à la décision, ont parfaitement intégré ces fonctions.
Les simulations ne peuvent porter que sur les données qui sont à l’intérieur de la base de données de l’entreprise, il faudra coupler les fonctions du tableur ou du SIAD avec celles de « requête info centre ».
Bien entendu, les données de l’entreprise doivent être accessibles dans une base décisionnelle ou dans un data warehouse (base de données).
§ 5 : pour stocker
Même s’il dispose de bons outils (requeteurs, EIS…) , le contrôleur de gestion se trouve confronté à l’intérieur de l’entreprise à de multiples sources d’information pas toujours cohérentes entre elles , parfois d’interprétation difficile , et parfois même quasi inaccessibles.
La tendance aujourd’hui est de créer une base de données décisionnelle alimentée par les bases de production et les bases externes, dans laquelle les utilisateurs pourront aller chercher leurs informations.
Dans cette base de données , l’information ne changera pas d’un instant à l’autre au fur et à mesure des transactions de production , puisque les informations ne seront extraites des bases de production vers la base de données décisionnelle qu’à intervalles réguliers.
Elle permet également de mettre en liaison différentes informations stockées dans des bases séparées.
Cette base décisionnelle est alimentée automatiquement, à des rythmes variables selon la nature des informations (heure ou année). Son alimentation est réalisée par des outils d’extraction-réplication.
La base décisionnelle est gère par un SGBDR (système de gestion de base de données relationnelle). Les différents outils présentés ci-dessus exploitent ensuite cette base.
• Le data warehouse
Le data warehouse est une nouvelle manière de concevoir, de construire et d’organiser la base décisionnelle.
Créer un data warehouse, c’est ouvrir l’accès à l’ensemble des données de l’entreprise.
Ainsi pourra-t-on :
- – Créer progressivement la base décisionnelle de toute l’entreprise.
- – Créer également une base décisionnelle dans laquelle il sera facile de trouver ses repères, dans laquelle un même mot voudra dire la même chose, dans laquelle les duplications d’informations seront maîtrisées dans laquelle les dates seront écrites toujours sous le même format.
Les principales caractéristiques d’un data warehouse sont : un classement thématique des données, une recodification de manière uniforme de celles provenant de différentes applications, une structuration par niveaux d’agrégation permettant de naviguer de l’information générale à l’information détaillée.
Contrairement aux premières tentatives de mise à disposition massive de données auprès des utilisateurs , dans une approche « info centre » ; l’architecture data warehouse à pour ambition de définir d’abord les indicateurs agrégés puis de normer les données élémentaires dont ils sont issus.
Cette logique met à contribution les méthodes classiques de construction des indicateurs de performance ou de pilotage d’une activité ou d’un processus, en les orientant pragmatiquement vers la prise de décision et l’action.
Par ailleurs, ces indicateurs doivent être bâtis d’abord pour les opérationnels de l’entreprise pour lesquels la stratégie est déclinée pour être ensuite consolidés pour la direction générale.
• Les outils d’extratcion / réplication
Les outils d’extraction / réplication sont utilisés par les responsables de l’informatique.
Ces outils permettent d’aller chercher des informations dans tout type de base de production ou externe, et de les répliquer dans le format de la base de données décisionnelle.
Pour être directement exploitable par les utilisateurs, les données de base doivent être restructurées, validées et agrégées à différents niveaux : traitement des dates, traitement des chaînes de caractères ; prise en compte automatique des données manquantes fonctions d’agrégation exhaustive, traitement des données aberrantes, testes de vraisemblance et de cohérence…
Tous ces traitements seront paramétrés et programmés et s’exécuteront ensuite automatiquement aux fréquences prévues.
§ 6 : pour communiquer
Le groupware permet la mise en commun non seulement d’informations, mais également de processus de décision et de leur suivi.
Il permet d’automatiser et de gérer les échanges de données entre les différents acteurs de l’entreprise : données issues du data warehouse, données textuelles, images, vidéo dans une architecture client / serveur facilitant l’utilisation de micro-ordinateurs nomades.
