Section 4 : les caractéristiques et l’organisation de tableau de bord de gestion.

§ 1 : Les caractéristiques de tableau de bord.
Les caractéristiques qui s’attachent à cette notion; Se situent à quatre niveaux:
• L’appellation tableau de bord de gestion renvoie à des documents présentant une information dynamique. Cela signifie que l’information présentée doit permettre en perspective les résultas obtenus par rapport à des références, que ce soient des objectifs prévus ou des résultats passés, obtenus par le contre de responsabilité ou par d’autres entités comparables. Le tableau de bord de gestion permet à un responsable d’avoir connaissance, à intervalles rapproches, il indique si les opérations d’une période donnée, (le mois par exemple) ont été performantes par rapport aux objectifs qui avaient été retenus, il permet aussi de répondre a la question suivante : les résultats obtenus au cours du mois sont-ils meilleurs, équivalents au moins bons que ceux obtenus au mois précédent ?
• le tableau de bord ne doit pas être assimilé au système d’information opérationnel ce dernier a pour caractéristique de diffuser tout un exemple d’informations nécessaires au fonctionnement des opérations : production, ventes, recouvrement, trésorerie, .… En effet, la réalisation de ces opérations nécessite un échange permanent et exhaustif d’informations, en grande partie latéral c’est-à-dire échangées directement entre les centres d’activités.
• Le tableau de bord ne produit pas une information exhaustive sur le marché du centre de responsabilité, il est exclusivement un outil de pilotage en phase avec les autres instruments de management que sont le plan et le budget.
• les chiffres figurant au tableau de bord doivent être d’une précision suffisante, il ne s’agit pas de documents comptables établis de façon rigoureuse, ainsi, chaque tableau de bord doit à la fois être d’une lecture simple, rapide et souple dans sa forme, puisque la simplicité et la souplesse sont préférables à l’accumulation des données et à la remontée rapide des informations.
§ 2 : l’organisation de tableau de bord de gestion.
La mise au point d’un système d’information plus léger, plus rapide et plus discriminant (tableau de bord) s’impose donc au contrôleur de gestion, ce système sera plus proche des centres de responsabilités et plus adapté au suivi des points clés de la stratégie.
En matière de l’organisation générale des tableaux de bord, l’activité du contrôle de gestion se situe à deux niveaux :
• le premier niveau est celui de l’aide à la définition des tableaux de bord utilisés comme référence par les opérationnels pour la gestion de leurs contres de responsabilité.
A ce niveau, la mission du contrôle de gestion est une action de soutien aux opérationnels afin de les motiver à mettre au point et à utiliser leurs propres outils.
• Le second niveau est celui de l’analyse des résultats et de synthèse des informations de gestion, que ce soit par segment d’activité ou pour l’ensemble de l’entreprise.
Pour cela, le rôle du contrôle de gestion est d’aider à la mise en place de véritables tableaux de bord de gestion :
Aide au choix d’indicateurs , à la mise au point des modalités de calcul et d’analyse, à la présentation des informations (graphiques, par exemple), son rôle est également d’assumer la mise en cohérence des choix faits par les entités décentralisées avec la stratégie et les impératifs de management de l’entreprise, le contrôle de gestion a donc un double mouvement à effectuer :
• un mouvement descendant d’aide à la décentralisation par la mise en place d’instruments de pilotage locaux.
• Un mouvement ascendant de mise en cohérence des instruments de pilotage décentralisés avec les impératifs stratégiques.
En e sens, le plus difficile dans l’organisation du système de tableau de bord de gestion consiste à bien gérer ce double mouvement.
§ 3 : le tableau de bord, une interface intégrative.
En soi, un tableau de bord n’est pas et ne remplace pas le système d’information de gestion.
Le tableau de bord d’un secteur d’activités n vise pas à éloigner le gestionnaire de l’information détaillée, mais plutôt à le rapprocher de l’information stratégique nécessaire à la gestion de son secteur.
C’est une interface intégrative entre un système de gestion, un système de mesure, un système d’information et des utilisateurs; il permet de sélectionner, consolider, agencer et présenter, de façon rapide et sommaire l’information essentielle a la gestion, par un nombre restreint d’indicateurs significatifs se rapportant aux clients, aux ressources, aux activités, aux résultats et a l’environnement de l’organisation.
C’est une interface, car il représente une structure Intermédiaire d’accès à l’information par navigation et forage, de filtrage, de réorganisation et de présentation de cette information pertinente à la gestion. Pour cela, il requiert un bon système d’information qui l’alimente en données. Remarquons qu’il ne peut en aucun cas remplacer un reportage de suivie opérationnel régulier et détaillé produit par un système d’information de gestion.
Le tableau de bord ne vise à se substituer à toutes les informations et à tous les échanges de données. Il doit demeurer une synthèse, et être relayé par d’autres sources d’information pour l’étude plus approfondie de problèmes particuliers ou de décisions entraînant des conséquences à moyen terme.
On le qualifie d’intégrateur, car il permet de présenter, s’il y a lieu, les indicateurs de façon intégrée, en relation les un avec les autres. Analyser ensemble des indicateurs interreliés plutôt que de les considérer individuellement peut souvent s’avérer plus efficace pour cerner une situation et permettre, à l’occasion, de découvrir des liens entre des indicateurs, liens qui ne seraient peut être pas apparus si les indicateurs avaient été présentés séparément. Par exemple, mettre en perspective de délai de réponse au client ou le temps moyen de service avec le nombre de plaintes ou de réactions négatives de la part de la clientèle fournit une perspective plus complète de la qualité du service. Les hypothèses de relations causales ainsi mises en relief devront, cela va de soi, être testées a l’aide des méthodes de recherches statistiques habituelles. Le tableau de bord peut aussi faciliter l’analyse d’une décision, on complète un système d’aide à la décision.
Un écart n’a de signification d’une part que par rapport à l’histoire de cet indicateur, d’autre part par rapport au niveau des autres indicateurs. Un indicateur peut donc révéler un mauvais écart, mais compte tenu du niveau des autres indicateurs, cet écart n’est pas significatif d’un mauvais fonctionnement du système.
Le tableau de bord peut donc s’appliquer à l’ensemble des domaines, des fonctions et des activités, des ressources et des résultats d’une organisation.
LE TABLEAU DE BORD DE GESTION DE L’ENTREPRISE
Première partie: Tableau de bord et Indicateurs
Chapitre I : le tableau de bord